Seringkali kita dihadapkan dengan berbagai dokumen di perusahaan yang menumpuk dan kesulitan dalam menatanya. Ketika kita sudah melakukan penyimpanan dalam bentuk arsip, kita masih harus kembali membongkarnya karena sebagian dari dokumen dalam arsip tersebut masih aktif digunakan. Hal ini tentu membuang banyak waktu dan mengganggu mobilitas pekerjaan karena terlalu lama mencari dokumen akibat cara penataan yang belum tepat. Penataan arsip yang baik membantu kita menghemat waktu dan meningkatkan kualitas kerja, serta melatih kita menjadi lebih terorganisir. Kenali berbagai jenis arsip dan tips penataannya di bawah ini:
- Arsip Statis.
Arsip statis adalah arsip yang dibuat oleh penciptanya karena memiliki nilai kesejarahan, telah habis masa retensinya, berstatus permanen, dan telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau Lembaga Kearsipan.
- Arsip Dinamis.
Arsip dinamis adalah digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi/perkantoran sehari-hari dan disimpan dalam jangka waktu tertentu. Ada 3 jenis arsip dinamis, sebagai berikut:
- Arsip aktif, arsip yang sering atau terus menerus digunakan
- Arsip inaktif, arsip yang tidak terlalu sering digunakan
- Arsip vital, arsip yang dianggap penting dan menjadi dasar kelangsungan operasional pemiliknya serta tidak bisa digantikan atau diperbaharui.
Selebihnya akan membahas mengenai tips dalam menata arsip dinamis, yakni arsip aktif dan inaktif, dimana kedua arsip ini lebih sering ditemukan dalam perusahaan. Berikut tips penataan arsip aktif:
- Siapkan alat dan bahan (folder, sekat, tunjuk silang, rak arsip)
- Siapkan kelengkapan arsip yang akan ditata
- Buatlah sekat pemisah dengan kertas tebal berbeda-beda warna dan diberi kode untuk memisahkan masing-masing folder arsip
- Memberikan tunjuk silang yang bertujuan untuk menandai arsip-arsip yang masih berkaitan namun harus diletakkan dalam folder berbeda karena perbedaan bentuk/fisik, istilah, dan lainnya
- Memasukkan arsip ke dalam folder. Urutkan arsip dalam folder sesuai kode, indeks, abjad, periode (tahun, bulan, tanggal), masalah, atau kategori lainnya yang telah dibuat.
- Letakkan tiap folder dalam rak dengan rapi dan berurutan sesuai kode dan indeks.
Adapun tips menata arsip inaktif adalah sebagai berikut:
- Pisahkan antara arsip dengan nonarsip (formular kosong, ordner, sampul, dan lain-lain)
- Kelompokkan arsip berdasarakan periode dibuatnya misal, 2006, 2007, 2008, dan seterusnya.
- Buat kartu deskripsi yang menggambarkan dasar informasi dari arsip tersebut.
- Bungkus kerta yang sudah dideskripsikan dengan kertas khusus.
- Gabungkan kartu deskripsi berdasarkan pola klasifikasi arsip.
- Memberikan nomor urut/definitif pada kartu deskripsi yang digunakan sebagai nomor penyimpanan berkas.
- Gabungkan arsip yang memiliki kesamaan kode dan klasifikasi
- Memasukkan folder arsip ke dalam boks, kemudian beri nomor urut pada tiap boks dimana boks hanya berisi 1 jenis arsip dengan tahun yang sama.
- Membuat “Daftar Arsip” guna mencari kembali arsip yang telah disimpan dengan melakukan metode penemuan langsung dan tidak langsung.
Dalam melakukan sistem pengarsipan yang baik hendaknya kita memperhatikan hal berikut ini:
- Sederhana & praktis
- Tidak menghabiskan banyak ruang/tempat
- Letakkan arsip di tempat yang mudah dicapai
- Fleksibel dalam arti mudah dikembangkan & dilaksanakan
- Efisien atau ekonomis secara biaya
- Aman dan bebas dari kerusahan
Sekarang kita sudah mengetahui jenis arsip dan tips dalam menatanya. Jangan ragu untuk mulai mempraktikkannya di kantor agar memudahkan kita dalam mencari dokuken yang dibutuhkan dan menghemat lebih banyak waktu dalam menyelesaikan pekerjaan.